Desde 1996 que a Sistemas do Futuro tem desenvolvido vários projectos na área de documentação e gestão de colecções quer como fornecedora de soluções informáticas, quer como parceira de diversas instituições com bens culturais à sua guarda. Museus, fundações, dioceses, colecções privadas e empresas privadas são alguns dos exemplos de instituições que têm, ao longo dos últimos anos, trabalhado connosco no desenvolvimento e aperfeiçoamento dos sistemas por nós comercializados. Ora como é sabido, grande parte do património existente nas colecções dos mais diversos museus em Portugal é composto por colecções de arqueologia. Raro é o caso de um museu que não disponha de uma colecção, por mais pequena que seja, de arqueologia. Contribuem para este facto a criação de centenas de museus municipais e a multiplicação de escavações e estudos nesta área de investigação do património.

As colecções de arqueologia, pela sua natureza, levantam algumas questões importantes a considerar no desenvolvimento de aplicações de gestão e inventário e no processo que visa a sua documentação de uma forma eficaz e rigorosa, que noutros casos são de menor relevância. A quantidade de objectos resultantes de uma escavação, a natureza destes objectos, o registo do trabalho de campo, entre outros factores, são condicionantes do registo e gestão deste tipo de espólio.

É nosso objectivo nesta apresentação mostrar um modelo de gestão utilizado por um museu de arqueologia, no caso o do Museu Regional de Arqueologia D. Diogo de Sousa. Como é sabido este museu conta com muitos anos de experiência e trabalho no registo informático das suas colecções. A quantidade de informação existente e a dificuldade em tratar todos os dados obtidos em escavação motivaram, desde o início da década de 80, a utilização de meios informáticos para o desenvolvimento deste trabalho. Já nos finais dos anos 90 o museu, ao abrigo do programa Geira, começou a utilizar a aplicação In patrimonium Plus na qual foi parceiro de desenvolvimento. O objectivo desta parceria foi a integração da informação sobre o património móvel e imóvel na mesma aplicação, potenciando assim outras interpretações sobre o património e possibilitando uma visão integral dos dados provenientes das escavações.

Agradecemos desde já ao Museu, na pessoa da sua directora, a Dr.ª Isabel Silva, a amabilidade pelas informações prestadas e pelo apoio sem os quais não teria sido possível apresentar esta comunicação.

Uma pergunta deve sempre ser colocada no início de um processo de informatização da documentação das colecções: O que pretendemos obter dos dados que estamos a registar?

Queremos apenas ter um controlo simples dos objectos que dão entrada na colecção!? Queremos ter mais do que isso!? Queremos ter os dados das escavações!? O que consideramos objectos!? O objecto inteiro apenas!? Todos os resultados da escavação!? Mesmo que estes últimos impliquem o registo de sacos ou contentores de “cacos”? Estas foram algumas perguntas colocadas pelos responsáveis no processo de implementação da aplicação informática que, desde há alguns anos, é utilizada no D. Diogo de Sousa.

No início deste processo foi necessário estabelecer, pela equipa do Museu, alguns pontos prévios em relação à gestão e inventário do património que está sob a sua responsabilidade. O museu D. Diogo de Sousa, convém também referir, é uma instituição com meios técnicos que lhe permitem, sem recorrer a meios externos, executar todos os procedimentos necessários à gestão e conservação dos objectos que incorporam a sua colecção.

Um primeiro ponto que não teria sequer discussão seria o do registo, por muito moroso e complicado que se pudesse tornar, de todo e qualquer património que fosse recolhido em escavação. Nada era colocado de parte. Todos os contentores, peças individuais, ou outro tipo de objectos eram cuidadosamente registados na base de dados. A cada contentor era dado um número de inventário e, a partir desse momento, era tratado como se de um único objecto se tratasse. Aliás, nada na base de dados é registado em relação a um objecto, sem que este tenha um número de inventário.

Existem duas formas de registar objectos, no entender do Museu D. Diogo de Sousa. Uma é o objecto individualizado e a outra os grupos de objectos. A primeira diz respeito a peças que obtêm, desde logo, ou após tratamento pelos técnicos do museu, individualidade. Neste pressuposto entram as peças que obedeçam a um dos seguintes critérios:

A segunda, ou seja os grupos de objectos, dizem respeito a todos os materiais que entram no Museu, provenientes de escavação, em contentores e que são inventariados em grupos. Isto é, a cada contentor é atribuído um número de inventário e passa a constituir um grupo de materiais recolhidos que até ao seu tratamento terá o mesmo número de inventário. Não quer isto dizer que no futuro, após o tratamento dos materiais, não haja a possibilidade de obter de cada contentor outras peças (por reconstrução) que obtenham individualidade e sejam classificadas com número de inventário próprio. No entanto, isto apenas acontece após o estudo e tratamento dos materiais provenientes da escavação arqueológica.

Temos, desta forma, todo o material que provém de escavação registado e inventariado em base de dados, com os benefícios que daí advêm para o estudo e análise necessários ao trabalho do arqueólogo.

Partindo destes pressupostos foi necessário obter uma resposta simples e eficaz da aplicação a ser utilizada. Tentaremos aqui demonstrar algumas das capacidades da aplicação e a resposta às necessidades da gestão e inventário do museu que esta proporciona.

Começamos então pelo final de todas as bases de dados, ou seja, a demonstração de resultados em pesquisas. Iremos começar por verificar algumas das pesquisas que são possíveis de obter com os dados introduzidos pelo museu

A primeira pesquisa que pretendemos fazer tem como objectivo encontrar todos os objectos que obedeçam aos seguintes critérios:

O resultado desta pesquisa foi o demonstrado na figura 1.

Uma outra pesquisa que pretendemos fazer possibilitará encontrarmos todos os grupos de cerâmica registados na base de dados do Museu, independentemente da sua proveniência ou de outros factores. Para tal construímos uma pesquisa com os seguintes critérios:

O resultado desta pesquisa é o que está registado na figura 2.

Servem estas duas pesquisas, obtidas na base de dados entre muitas outras possíveis para demonstrar qual a capacidade do tratamento informático da informação recolhida e registada pelo Museu no In patrimonium Plus. Partindo deste ponto voltamos ao início, ou seja, de que forma(s) esta informação é tratada e depois vertida para a base de dados.

O In patrimonium (em qualquer das versões em que é comercializado) conjuga duas aplicações distintas para o registo de património móvel e imóvel. São elas, e respectivamente, o In arte e o In domus. A junção destas duas aplicações numa só base de dados permitirá a relação entre a informação sobre os objectos, com a informação sobre o sítio arqueológico de onde estes provêm. Neste texto iremos centrar-nos principalmente no tratamento da informação relativa aos objectos, sendo certo que tentaremos em alguns pontos abordar as possíveis relações com o património imóvel.

Convém, antes de prosseguir, referir que para a construção desta base de dados foram respeitadas as normas do ICOM (International Council of Museums) que poderão ser consultadas “online” na página do comité internacional para a documentação em museus [1], mas também foram consideradas as Normas de Inventário [2] que têm sido publicadas pelo Instituto Português de Museus e, por imperativos de internacionalização da empresa, a normalização documental de museus [3] criada pelo Ministério da Cultura Espanhol.

A aplicação In patrimonium contempla diversas tarefas que estão divididas em grandes áreas na aplicação. Estas áreas são o Inventário (grupo de tarefas centrais da aplicação, onde se encontram as fichas de Objectos, Imóveis e as fichas de Conjunto de uns e outros), os Eventos (incluem fichas de registo de todos os eventos que podem ocorrer relativamente a um objecto ou imóvel, como por exemplo conservação, exposições, etc.), as Entidades (onde se registam todas as entidades que interagem com todos os outros registos da base de dados) e finalmente os Documentos (onde podem ser registados todos os tipos de documentação importantes para o inventário e gestão da colecção). Logo na primeira área encontram-se as tarefas essenciais: Objectos e Imóveis e seus conjuntos.

Comecemos então pelo registo de património móvel. Objectos e grupos de objectos são as situações identificadas à partida como possíveis formas de registo de informação sobre o material obtido em escavação. Não contemplamos aqui os Conjuntos de objectos, identificados numa ficha diferente e relacionados com cada registo de objecto que compõem o conjunto, nem os objectos com componentes [4].

O registo simples de um objecto, com número de inventário próprio e de acordo com as regras estabelecidas pelo Museu (referidas no início deste texto para se proceder à individualização da peça) é, em quase todos os pontos, igual ao registo de uma peça de artes decorativas. Neste caso, teremos registados os dados de proveniência, contexto de campo, escavação, medidas, materiais, e todo o tipo de informação que poderá vir a ser útil na obtenção e cruzamento de dados numa posterior utilização da informação contida na base de dados.

Da mesma forma poderiam ser registados os objectos compostos, ou seja, apenas é atribuído um número de inventário, mas são identificados os componentes deste objecto no grupo de informação específica “Componentes”, como mostra a figura 3. O tratamento dos objectos simples, por oposição a compostos, é feito exactamente da mesma forma, se bem que não é utilizado o grupo “Componentes” para registar qualquer informação.

Uma outra forma de registo é a utilizada para os dados dos objectos que chegam ao museu em grupo, ou seja, não individualizados, em contentores ou sacos. Estes objectos são registados em grupo. A cada contentor ou saco de material proveniente da escavação é atribuído um número de inventário próprio que identificará no museu todo o material existente em cada um desses recipientes. Este procedimento é válido para todas as escavações e permite o registo de toda a informação sobre os materiais recolhidos em campo. Esta informação é registada no grupo de informação específica “Grupos” que contempla os seguintes campos:

O registo deste tipo de informação possibilitará encontrar todos os registos pela identificação de cada grupo, pela sua matéria e quantidade ou pelas notas relativas a cada grupo, para além de permitir cruzar esta informação com outro tipo de dados registados, como por exemplo, escavação da qual determinado grupo é proveniente [5].

Assim teremos uma ficha de inventário parecida com a da figura 4.

Assim temos as duas possibilidades consideradas pelo museu para o registo dos objectos que estão à sua guarda.

Uma outra área essencial para a documentação das colecções é o registo de todos os eventos, documentos e entidades que se relacionam de alguma maneira com os objectos e imóveis. Numa base de dados documental a informação concentra-se apenas numa ficha de identificação de uns e outros, não existindo qualquer diferenciação entre os diversos assuntos tratados. Informação como as referências bibliográficas, as fotografias da colecção, os processos de restauro ou as exposições (para citar apenas alguns exemplos) são tratados em campos existentes na própria ficha de inventário de objectos ou de imóveis. É sabido que este tipo de situação não é o mais correcto em termos de registo informático. Permite e facilita o erro de introdução, dificulta visões parciais de informação e impossibilita a pesquisa em muitas situações.

Para responder a este tipo de problemas o In patrimonium é uma base de dados relacional, ou seja, é uma única base de dados com diferentes tabelas interligadas entre si que diminuem a ocorrência de erros de introdução de dados, minimizam a duplicação de informação e permitem o estabelecimento de relações entre as diferentes tabelas (se quiserem as pequenas bases de dados presentes neste tipo de estrutura) existentes no sistema.

O In patrimonium Plus é dividido, com base nos pressupostos assumidos no parágrafo anterior, em quatro grandes áreas estruturais:

O primeiro destes quatro grupos de tarefas, tratado na primeira parte desta comunicação, é essencial para todos os outros. Sem inventário dos objectos e imóveis a informação sobre eventos, entidades e documentação com que se relacionam não tem grande utilidade na base de dados. Assim o museu D. Diogo de Sousa estipulou uma regra basilar para o registo de informação: nada acontece a determinado objecto ou imóvel sem que este esteja registado na base de dados. Ou seja, o inventário é a primeira tarefa do “registrar” [6]. Toda a informação adicional é registada após a inserção dos dados de inventário, de forma a permitir o estabelecimento de relações entre esta e as restantes tarefas.

No segundo grupo, Eventos, o museu regista a informação sobre os abates, acções de conservação ou restauro, seguros, exposições, etc. que posteriormente serão relacionados, através de um módulo transversal existente na aplicação para o efeito. Na versão Plus do In patrimonium apenas existiam os que figuram na imagem, no entanto, a versão mais actual desta aplicação contempla mais eventos.

Em entidades repete-se a estrutura relacional, se bem que a informação registada nestas tarefas é, quase sempre, relacionada directamente nos campos existentes nas fichas de inventário ou das outras tarefas. Por exemplo, os dados de autor entram directamente na ficha de objectos, no grupo de informação específica Autorias, onde para além de podermos introduzir todos os autores de determinado objecto, podemos também indicar qual o tipo de autoria desse autor para o objecto em causa. No entanto, toda a informação sobre o autor (nome, pseudónimos, dados biográficos, cronologia, etc.) é registada, apenas uma vez, na ficha do autor. Esta ficha será relacionada com tantos objectos, quantos os que esse autor tiver uma relação de autoria.

O grupo de tarefas relativo à documentação permitirá, sempre com base na estrutura relacional, o registo de toda a documentação relacionada com os objectos e imóveis, bem como com outras tarefas existentes na aplicação, como por exemplo, uma ficha de exposição. Ou seja, para além de se poder registar a referência existente num catálogo de uma exposição a determinado objecto, também podemos associar a ficha bibliográfica desse catálogo com a ficha da exposição a que ele diz respeito. Assim teremos a exposição relacionada com o catálogo que a acompanha, bem como todos os objectos que se encontram mencionados nesse catálogo.

Assim sendo temos várias bases de dados dentro de uma só, ou melhor dizendo, uma base de dados relacional estruturada de acordo com a normalização internacional existente e necessitamos de uma ferramenta transversal a todo o sistema que permita aos utilizadores criar e classificar todas as relações e interdependências necessárias à boa documentação do património. Esta ferramenta é designada, no In patrimonium, por “módulo de relações”. Este módulo permite ao utilizador deste sistema criar e classificar as relações que entenda criar entre os registos de inventário, eventos, entidades e documentos de forma a obter, através de consulta, toda a informação relativa, por exemplo, a um objecto, ou imóvel, ou mesmo a qualquer outra tarefa existente no In patrimonium.

Assim, como vemos na figura 6, temos a indicação que o objecto com o número de inventário 2.521.16.233, designado por Vaso, tem relação com registos das mais diversas tarefas do In patrimonium. A título de exemplo podemos observar na mesma imagem relações com Conjunto, com Abate, com uma Exposição, com diversas imagens e inclusive dois ficheiros multimédia de vídeo.

Este módulo, para além de possibilitar a visualização de todas as relações existentes, permite ao utilizador criar novas relações e classificá-las em “Tipo de relação”, bem como, navegar nos registos relacionados bastando para tal que clique duas vezes no registo que pretende visualizar.

Diz-nos a experiência de trabalho com algumas dezenas de instituições que têm a seu cargo colecções de arqueologia que o registo, inventário e gestão deste tipo de espólio é uma das tarefas mais complexas e morosas dos museus. No entanto, é um trabalho essencial para a posterior investigação e “utilização” dos objectos no dia-a-dia. Por isso é necessário que a ferramenta informática utilizada simplifique o processo tendo em conta dois factores:

Têm sido estas duas preocupações, a par de outras tantas, a guiar o nosso trabalho no desenvolvimento das aplicações que comercializamos, mas por muito complexo ou pormenorizado nas respostas que o software à disposição dos museus possa ser, hoje em dia, o papel das equipas dos museus, a sua formação e a aposta séria e contínua na inventariação do património por parte dos responsáveis das instituições são condições essenciais para conseguir levar a bom porto esta tarefa.

Lisboa, 12 de Novembro de 2005